Dans beaucoup de petites entreprises, les outils numériques font désormais partie du quotidien. Mais ils ne sont pas toujours utilisés de manière optimale. Le principal facteur à cela est un manque de compétences de base, qui rend difficile l’exploitation complète de leur potentiel.
Résultat : une perte de temps, une productivité freinée et un service client moins fluide.

Alors, comment transformer cette faiblesse en force ? Investir dans la formation numérique des collaborateurs.

Ce mois-ci, faisons la rencontre de Sophie, gérante d’une TPE artisanale confrontée à ce défi quotidien : comment renforcer les compétences numériques de son équipe pour gagner en efficacité ?

1. Former aux usages numériques de base pour gagner en efficacité

Les compétences numériques de base comme l’utilisation d’un tableur, la bonne gestion des emails, appliquer une navigation sécurisée sont essentielles. Sans elles, même les meilleurs outils deviennent des contraintes et donc un frein à l’activité. 

Si nous devions lister les 3 principales raisons pour les entreprises de se former aux usages numériques, nous donnerions : 

• Réduction des erreurs dans la gestion quotidienne;
• Gain de temps dans les échanges et le suivi administratif;
• Plus d’autonomie et de confiance pour les collaborateurs;

Comment accéder à de la formation ?

Maintenant que vous êtes convaincus que vous formez vous et vos collaborateurs est un levier non négligeable, abordons la question de comment faire pour accéder à une formation utile, et clé en main. 

Sophie notre entrepreneur du mois a opté pour cette première solution pour amorcer le sujet de la formation. 
En inscrivant ses salariés à la formation en ligne gratuite « Ma TPE a rendez-vous avec le numérique » proposée par France Num, elle a pu les initier aux fondamentaux du digital en passant par des chapitres tels que les stratégies commerciales via le numérique, l’organisation pro par la maîtrise des outils digitaux …. 
Résultat : sson équipe, après 8 heures de formation réparties sur 4 semaines, a mis en place des optimisations d’organisation comme l’utilisation d’un drive partagé et saisit davantage l’enjeu d’une bonne présence en ligne pour son activité.

2. Optimiser l’adoption des outils internes pour améliorer la productivité

Souvent, les petites entreprises s’équipent d’outils (CRM, logiciels de gestion, caisses connectées…), mais les collaborateurs ne les exploitent qu’à 30 % faute de formation.
Les formations express, comme celle proposée précédemment, ne sont pas assez spécifiques pour répondre à une problématique précise.

S’orienter vers des formations plus ciblées permettra d’optimiser l’activité de votre TPE PME vous permettant à vous et vos collaborateurs : 

• L’adoption plus rapide des nouveaux outils.
• Bénéficier d’une meilleure collaboration interne (partage d’agendas, suivi client, reporting automatisé).
• Perdre moins de temps à chercher des informations ou à « bricoler » sur certains logiciels. 

Pour cela, certaines ressources utiles proposent des modules spécifiques et bien adaptés :

• Formations France Num : Modules courts de 1 à 10h financés par l’État
• Webinaires France Num :  pour se mettre à jour sur des usages concrets
• Tutos Connecte Ta Boîte : vidéos accessibles à tous

Avec plus de 120 000 formations proposées, un large panel peut être abordé en fonction des besoins, comme : 

• la visibilité en ligne et sur les réseaux sociaux ;
• la commercialisation et le développement des ventes ;
• la numérisation de la gestion et la facturation électronique ;
• la numérisation des processus ;
• le développement des usages de l'intelligence artificielle.

Ici, il est important de comprendre que la force de la formation numérique pour le numérique peut clairement s’adapter aux besoins de chaque structure, tant en matière de format qu’en matière de contenu.

Pour notre entrepreneuse du mois, ses salariés ont suivi un webinaire sur la gestion commerciale et l’utilisation d’un logiciel de caisse connecté. Ils savent maintenant exploiter toutes les fonctions, ce qui a réduit de 25 % le temps de saisie des commandes.
Cette formation a pu être suivie par tous, sans déplacement, et au rythme de chacun sous un format e-learning.

3. Développer la culture numérique pour booster la croissance

Au-delà des outils, la culture numérique permet de mieux comprendre les enjeux : cybersécurité, e-réputation, communication en ligne, RGPD…
Si dans votre TPE PME, vous ne rencontrez pas de freins à l’usage de vos outils, il se pourrait qu’une mise à jour de votre connaissance en numérique actuel soit pertinente. 

Les bénéfices pour l’entreprise :

• Sécurisation des données (clients, fournisseurs, salariés).
• Développement commercial grâce à une meilleure communication digitale.
• Fidélisation des clients via newsletters, réseaux sociaux ou programmes en ligne.

Pour appréhender de manière fiable la mise à jour de vos connaissances en digital, des ressources en lignes dédiées sont mises à disposition telle que :

• Les Cafés Activateurs France Num : ce sont des moments d’échange entre pros et experts entièrement gratuits proposés en présentiel ou en distanciel selon les formats disponibles. Ils durent entre 1 h et 1 h 30. Pour trouver un Café Activateur près de chez soi, il suffit de se rendre sur le site France Num, dans l’onglet principal « Près de chez moi ».
• MOOC « Ma TPE gagne avec le numérique » pour aller plus loin est une formation en ligne dispensée gratuitement pour les dirigeant-es de TPE, les artisans, les commerçants et les professions libérales afin de les aider à mieux utiliser les outils numériques. Elle se présente sous modules de 45min par semaine sur 3 semaines et les thématiques sont évolutives. 

4. Comment financer une formation au numérique ?

Certaines formations référencées sur france Num sont des formations payantes, et pour les TPE et PME, le coût d’une formation peut parfois être un frein. Pourtant, plusieurs dispositifs publics existent pour accompagner les dirigeants et leurs salariés dans la montée en compétences.

Dans le cas de Sophie, son Expert-comptable l’a orientée vers son OPCO, l’organisme de compétences dont dépend son secteur d’activité, pour déposer une demande d’aide.
Ainsi, elle a pu obtenir un financement pour se former elle et ses salariés. 

Les dispositifs possibles

1. Les aides via les OPCO
Chaque entreprise cotise à un opérateur de compétences. Ces organismes financent régulièrement des formations liées à la digitalisation, à condition que celles-ci soient en lien avec l’activité et les besoins de l’entreprise.

Pour savoir de quel OPCO dépend votre structure, vous pouvez consulter le site officiel cfadock.fr ou demander conseil à votre Expert-comptable.

2. Les dispositifs régionaux ou France Relance
Certaines régions proposent des aides spécifiques pour la formation numérique des salariés. Le site francenum.gouv.fr, dans la rubrique Aides financières, permet de rechercher ces dispositifs par localisation.

La formation numérique n’est pas un luxe, c’est une nécessité. 
Comme Sophie, de nombreux dirigeants découvrent que leurs collaborateurs ont besoin d’être accompagnés pour tirer pleinement parti des outils.

Avec des dispositifs gratuits comme France Num, Ma TPE a rendez-vous avec le numérique ou encore les webinaires thématiques, il est désormais possible de former son équipe sans alourdir son budget.